Wie funktioniert eigentlich mosaique?

Falls ihr noch nicht ausreichend Lesestoff zur Verfügung hattet und euch immer schon gefragt habt, wie das mosaique eigentlich funktioniert, haben wir heute etwas Besonderes für euch: Ein Blick hinter die Kulissen!

Die Struktur des mosaique als Verein und als Haus

Im Mittelpunkt steht das mosaique als Haus der Kulturen. Das Haus, in dem mosaique die offene Begegnungsstätte, Veranstaltungen, Beratung und Wohnungen anbietet – die alte Lüneburger Musikschule – gehört einer privaten Grundstücksgemeinschaft, die mosaique e.V.  das Gebäude vermietet. Der gemeinnützigen Verein wurde vor drei Jahren gegründet und hat neben dem Vorstand auch einen Beirat, der den Vorstand aktiv berät und unterstützt.

Fördermitglieder und die Vermietung der Wohnungen im Obergeschoss des Hauses (durch den Verein) machen einen wichtigen Teil der Finanzierung aus.

Was das mosaique ausmacht, ist vor allem der untere Bereich des Organigramms, denn die Teams sind diejenigen, die dafür sorgen, dass im mosaique etwas läuft. Für jedes der sechs Teams gibt es eine*n Ansprechpartner*in. Diese sorgen für die Koordination zwischen den und die Organisation innerhalb der einzelnen Teams. In den Teams wiederum finden sich viele Gruppen, wie beispielsweise eine Kochgruppe, einen Thekendienst, eine Gruppe, die Förderanträge schreibt, Projektgruppen usw.  Fallen Gruppen weg, landen die Aufgaben wieder in den Team.

Bei mosaique mitmachen – was bedeutet das?

Als Basis für alles, was das mosaique macht, dient die Charta. Es soll sich im mosaique jede*r willkommen fühlen. Zu den Prinzipien gehört auch, dass jede*r Ideen einbringen kann und so viel macht, wie er*sie kann und will. Somit werden Ideen nicht einfach im mosaique “abgeladen”, sondern in aller Regel von der*den Person*en initiiert, die die Idee hatte*n. Falls die Idee doch von jemand anderem übernommen werden sollen, greift das Prinzip der Freiwilligkeit, sodass niemandem die Umsetzung einer Idee aufgezwungen wird.

Nach demselben Prinzip kann sich jede*r auf die Art und für die Dauer einbringen, die er*sie kann und will. Der niedrigschwellige Einstieg wird auch durch Transparenz geschaffen, weswegen Interessierte die Antworten zu den am häufigsten gestellten Fragen im Vorfeld lesen können und beispielsweise ein Gefühl dafür bekommen, wie sie auch mit kleineren Aufgaben einen Beitrag leisten können. Im Endeffekt hilft bereits der Besuch im Haus, da erst durch ihn Begegnungen möglich werden!

Für Interessierte gibt es einen Erfassungsbogen, auf dem jede*r angeben kann, wie er *sie sich einbringen kann und will (momentan nur analog, bald vielleicht auch digital ;)). Die dafür relevanten Daten werden in eine Aufgaben-Personen-Matrix eingespeist, durch die die Koordination der Rollen und Aufgaben vereinfacht wird. So müssen nicht alle Karteien durchgeblättert werden, wenn eine Person das Team wechselt oder Aufgaben abgibt.

Veranstaltungen im mosaique organisieren – was passiert im Hintergrund?

Für diejenigen, die eine Veranstaltung organisieren wollen, steht ein Anfrageformular zur Verfügung. Mit Erhalt des ausgefüllten Anfrageformulars startet über den entsprechenden E-Mail-Verteiler ein ganzer Prozess, bei dem geprüft wird, ob die geplante Veranstaltung mit den Inhalten der Charta vereinbar ist, der Veranstaltungsraum noch nicht anderweitig belegt ist und ob die Veranstaltung so durchgeführt werden kann. Wenn das alles passt, wird der Antrag im Kalender eingetragen, für die Buchhaltung erfasst und abgeheftet. Die Veranstaltung wird gegebenenfalls bei der Gema angemeldet und das Saalteam wird informiert. Die (analoge) Veranstaltungs-Tafel im Haus wird aktualisiert, es wird eine Facebook-Veranstaltung angelegt und eine Pressemitteilung verfasst und an die Zeitung geschickt.

Für die Koordination der Veranstaltungen ist nicht nur der E-Mail-Verteiler relevant, sondern auch ein Online-Kalender, dessen externe Ansicht Besucher*innen auf der Webseite angezeigt wird. Die interne Ansicht ermöglicht, Veranstaltungen in den Kalender aufzunehmen, bei denen noch Informationen abgeklärt werden müssen (wie beispielsweise die genaue Uhrzeit) und die deswegen noch nicht in der externen Ansicht erscheinen sollen. Auch interne Informationen sind hier gespeichert, wie z. B., wann das Leergut rausgestellt werden muss.

Für diejenigen, die die Öffnungszeiten betreuen, gibt es eine Check-In- und eine Check-Out-Liste, auf denen alle relevanten Informationen für das Öffnen und Schließen des Veranstaltungsraums stehen. Die Listen geben Sicherheit und ermöglichen auch den Mitgliedern des Saalteams, die sich länger nicht mehr dieser Aufgabe angenommen haben, ganz einfach wieder Öffnungszeiten zu übernehmen. Solche “How To’s” haben wir mittlerweile mehrere, wie beispielsweise unter anderem für diejenigen, die eine Veranstaltung organisieren wollen.

Da es unseren Erfahrungen zufolge sinnvoll ist, auch vor Ort auf Veranstaltungen aufmerksam zu machen, wird nicht allein auf den Online-Kalender verwiesen, sondern gleichermaßen analoges Infomaterial ausgelegt.

Für das Saalteam gibt es ebenfalls einen analogen Kalender für die jeweiligen Woche, sodass vor Ort nachvollzogen werden kann, welche Veranstaltung wann im Raum stattfindet. So können Besucher*innen Fragen beantwortet werden, ohne den Kalender auswendig zu lernen. Gleichzeitig bietet der Bogen Platz für Feedback, E-Mail-Adressen von Personen, die auf die Newsletter-Liste möchten, die Meldung kaputt gegangener Gegenstände usw.

Kommunikation

Einmal im Monat treffen sich alle Aktiven und Interessierten. Auch hier ist es vollkommen in Ordnung, wenn jemand keinen Kopf oder keine Zeit dafür hat. Das Treffen findet jeden 7. des Monats um 18:00 Uhr statt, während der Corona-Pandemie online, andernfalls in unserem Saal.

Dass das Treffen an einem festen Datum stattfindet statt an einem festen Tag geht auf die Überlegung zurück, dass dann auch jene, die an bestimmten Wochentagen feste Termine haben, an den Treffen teilnehmen können. Wer immer montagabends Sportkurse hat, wäre ansonsten immer verhindert, wenn die Aktiven-Treffen montags stattfinden würden.

Um möglichst effizient kommunizieren zu können, sind die Aktiven-Treffen im Vorfeld von den Ansprechpartner*innen organisiert, sodass Informationsblöcke und Neuigkeiten vorbereitet werden, wobei auch die Teams während des Treffens einen kurzen Bericht geben und immer Raum für eigene Themen gelassen wird. Auch gibt es kurzweilige Unterteilungen in Kleingruppen, um bestimmte Termine (wie beispielsweise das Sommerfest), deren Organisation nicht alle in der großen Gruppe betreffen, besprechen zu können. Im Anschluss wird im Plenum ein kurzer Bericht der Kleingruppen gegeben, der, ebenso wie das Treffen im Gesamten, allen Aktiven über die Mailingliste als Protokoll zuteil wird.

Jede Gruppierung, wie etwa die Aktiven, verfügt über eine Mailingliste, über die den Mitgliedern relevante Informationen geschickt werden. Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit, Saalteam, Referent*innen und viele weitere haben ihren eigenen Verteiler. Dies betrifft auch regelmäßige Angebote, wie beispielsweise das Yogaangebot.

Wissen

Ähnlich den “How To’s” hat sich im mosaique mit dem Glossar ein Format entwickelt, das die Rolle einer Gebrauchsanweisung übernimmt. Sie übernehmen nicht die Einweisung in den jeweiligen Bereich, in den man*frau sich einbringen mag, aber es kann jede*r jederzeit nachlesen, wenn ihm*ihr etwas entfallen ist oder er*sie sich nicht mehr sicher ist. So kann sich jede*r schnell wieder in Erinnerung rufen, was es mit den drei verschiedenen Kühlschränken auf sich hat und wie diese zu nutzen sind. In einem großen Team wie den 60-70 Personen, die die Öffnungszeiten verantworten, ist es erfahrungsgemäß gut, wenn die “Spielregeln” jederzeit von allen nachgelesen werden können.

Desgleichen beinhaltet die Glossare Hinweise zu externen Anfragen, wie beispielsweise, wenn jemand einen Flyer im mosaique auslegen will. Ebenfalls bietet das Glossar Platz für Anmerkungen, sodass beispielsweise kommentiert werden kann, wenn ein Eintrag veraltet ist.

Im Hintergrund hat sich zusätzlich zum Glossar Wiki als Wissensspeicher etabliert. Hier können mit entsprechendem Zugang schnell Informationen eingesehen werden, wie u. a. eine Liste aller vergangener Projekte im mosaique oder Protokolle zu den Sitzungen der einzelnen Teams.

Auch über den wöchentlichen Newsletter “Sonntagsgruß”, der per Mail herumgeschickt wird, wird das Wissen der einzelnen Bereiche, Teams und (Kontakt-)Personen an die Interessierten verteilt. Die Idee ist, (Wissens-)Hierarchien möglichst abzubauen beziehungsweise zu verflachen. Trotzdem laufen die Fäden bei den Ansprechpartner*innen zusammen, damit nicht alle allen schreiben, sondern jede*r nur die Informationen bekommt, die für ihn*sie relevant sind.

mosaique lebt von den Menschen. Das sind mittlerweile rund 250 Ehrenamtliche – ganz unterschiedliche Personen, die aus individuellen Situationen kommen und immer wieder in neuen Konstellationen zusammenfinden und -arbeiten. Im Organigramm (Beitragsbild) sind unter anderem die Bereiche, in denen sich die Ehrenamtlichen einbringen, zusammengefasst.

In Zeiten der Corona-Pandemie hat sich die Struktur des mosaique etwas verändert, da keine Veranstaltungen im Saal stattfinden konnten und stattdessen digitale Angebote geschaffen wurden. Doch obwohl sie ansonst die letzten zwei bis fünf Jahre relativ gleich geblieben ist, gilt, dass sie immer offen für Veränderung bleibt. Schreibt uns also gerne eure Anregungen und Änderungsvorschläge, falls welche bestehen!

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